Giro555 - en dan?
Leestijd 5 minuten
Op woensdag 16 oktober vond de Giro555 actiedag voor de slachtoffers van het conflict in het Midden-Oosten plaats. Het Rode Kruis was actievoorzitter. Collega’s van de Samenwerkende Hulporganisaties (SHO) werkten de klok rond en zetten alles op alles om een succes van de actiedag te maken. In dit artikel geven we een inkijkje in wat er onder andere is gebeurd in de week voorafgaand aan en op de actiedag van Giro555.
DAG 0
Het besluit
Niet eerder was er een Giro555-actie waarbij een noodsituatie al zo lang gaande was voordat de actie startte. Diverse organisaties achter Giro555 verlenen al een tijd hulp in het Midden-Oosten. Het was echter lastig om goederen en hulp het gebied in te krijgen. Toen het conflict zich over een grotere regio verspreidde en de mogelijkheden om hulp te verlenen ook groter werden, kwamen de Giro555-coördinatoren en de directeuren van de hulporganisaties opnieuw samen om te bespreken of er een actie komt. Een mogelijke Giro555-actie wordt aan vier normen getoetst: de omvang, de behoefte aan hulp, de mate waarin lokale hulp beschikbaar is en de bereidheid om te doneren. Op woensdag 9 oktober viel het besluit. Giro555 komt in actie voor alle slachtoffers van het conflict in het Midden-Oosten: in Libanon, Gaza, Syrië, Israël en op de Westelijke Jordaanoever.
Het actieteam
Nadat het besluit is gevallen, wordt het actieteam bij elkaar geroepen. Binnen het actieteam zijn er diverse rollen* die vallen onder verschillende teams zoals: fondsenwerving, noodhulp en communicatie. Het actieteam wordt aangestuurd door een vast kernteam van Giro555. De teams worden gevuld met professionals uit de verschillende organisaties achter Giro555. Dit jaar staat ook het Team Collegiale Ondersteuning klaar voor alle betrokkenen. Het Rode Kruis is actievoorzitter voor deze actie en heeft daardoor een extra grote rol. Daarom wordt op het verenigingskantoor in Den Haag een actiecentrum ingericht. De eerste meetings zijn gestart en de voorbereidingen kunnen beginnen. Van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds wordt er hard gewerkt aan de voorbereidingen voor de actie. Allemaal met één doel: zoveel mogelijk geld ophalen.
DAG 1
De aankondiging
De betrokkenen van de hulporganisaties worden op de hoogte gebracht. Bij het Rode Kruis gebeurt dit via een direct mailing. Ook is er een liveblog op het Intranet. Een persbericht maakt de start van de actie bekend in Nederland. Vanaf dat moment rinkelt de telefoon. Persvoorlichters beantwoorden vragen van journalisten en brengen media in contact met hulpverleners ter plaatse. Deze media-aandacht zorgt voor meer donaties. Tegelijkertijd zijn er ook vragen van het publiek. Die worden beantwoord door de servicedesk. Het Klant Contact Center van het Rode Kruis coördineert deze servicedesk tijdens de actieperiode. Zij voeren vaak moeilijke en emotionele telefoongesprekken en beantwoorden de e-mails. Om de intensiteit van de berichten aan te kunnen, wordt het KCC geholpen door collega’s uit andere teams.
Vliegende start
Na de aankondiging starten ook de andere teams hun werkzaamheden. Het contentteam maakt de eerste posts voor sociale media; het marketingteam gaat aan de slag met advertenties; team events start als floormanager bij Beeld & Geluid en de belvloercoördinatoren van het Rode Kruis en Kerk in Actie gaan aan de slag met de werving van belvrijwilligers. Vooraf bepaalt dit belpanelteam hoeveel vrijwilligers er nodig zijn. Tijdens de actiedag is er een belpanel in Beeld & Geluid, waar ook de televisie- en radio-uitzendingen zijn. Daarnaast zijn er extra belpanels: één in Den Haag op het verenigingskantoor van het Rode Kruis en één in het gebouw van Kerk in Actie in Utrecht.
DAG 2-5
Achter de schermen
Zodra de eerste promotiematerialen binnen zijn, doopt het marketingteam het kantoor van het Rode Kruis om tot Giro555-actiecentrum. De belvloercoördinatoren gaan aan de slag met de organisatie van deze actie. De eerste dagen focussen zij zich bijvoorbeeld op het regelen van leveranciers, de eventcrew en het inrichten van de locaties. Dit gebeurt in Den Haag samen met het team Facilitaire Zaken. Tijdens de voorbereiding zorgen de floormanagers, in samenwerking met de organisaties achter Giro555, dat alles geregeld wordt voor de actiedag bij Beeld en Geluid. Zorgvuldig wordt ieders rol, hun kantoorbenodigdheden en wie er vanuit de organisaties aanwezig zijn in kaart gebracht. Daarna wordt een eventcrew samengesteld die bestaat uit gastheren, gastvrouwen en cateringpersoneel.
Overal zichtbaar
De media-optredens zijn in volle gang. Actievoorzitter Harm Goossens is overal te zien: van Nieuwsuur tot EenVandaag. Het contentteam informeert, raakt en activeert Nederland door middel van nieuwsartikelen op de website en posts op sociale mediakanalen. Tijdens deze actie is het online monitoren van reacties en vragen belangrijk. Dat doet het webcareteam. Het marketingteam werkt aan de productie van alle benodigde promotiemiddelen, reclames en advertenties in dagbladen. Media-exploitanten stellen gratis advertentieruimte beschikbaar ter ondersteuning van de actie. T-shirts, bedankkaarten en banners worden klaargemaakt voor de belpanels en de inrichting van Beeld & Geluid. Op het laatste moment regelt een producent een donatiezuil waarop bezoekers op de actiedag een pindonatie kunnen doen. Precies 12 minuten voor de deadline zijn alle materialen besteld.
DAG 6
Op dag 6 worden de laatste puntjes op de i gezet. De floormanagers en belvloercoördinatoren leggen de laatste hand aan briefings en draaiboeken. Alle belvrijwilligers ontvangen een informatiemail met onder andere uitleg over het belsysteem. Inmiddels stromen de belletjes en mailtjes binnen bij de servicedesk. Zij beantwoorden alle vragen en vertellen ons verhaal. Met succes! Meerdere keren zorgen zij ervoor dat mensen met een negatief standpunt toch willen doneren. Ondertussen wordt Beeld & Geluid omgetoverd tot een echte Giro555-studio. Na een motiverend appje van actievoorzitter Harm in de groepsapp is het tijd om nog een paar uurtjes te slapen. En daarna: knallen.
ACTIEDAG
Klokslag 5.55 uur starten in Beeld & Geluid de televisie- en radio-uitzendingen. Journalisten leggen de start van de actie vast, en het publiek wordt via NOS, RTL en SBS aangemoedigd om te doneren. Het belpanel, inclusief bekende Nederlanders, staat klaar om telefoontjes en donaties aan te nemen. De floormanagers zorgen dat alles soepel verloopt. Tussendoor volgen de tussenstanden: aan het begin van de avond is er ruim 10 miljoen euro opgehaald! Vanaf 17.30 uur zijn de belpanels in Utrecht en Den Haag ook geopend. Ruim 150 vrijwilligers zitten op dat moment klaar om donaties te registreren. De belletjes stromen binnen, met als hoogtepunt de periode rond het achtuurjournaal. Om 23.00 uur drukt Harm op de knop en wordt de voorlopige eindstand bekendgemaakt: ruim 15 miljoen. 23.30 uur sluiten de bellijnen en is het tijd om op te ruimen.
THE DAY AFTER
De actiedag is voorbij, maar Giro555 nog niet. Een dag later hebben verschillende teams een debriefing. Zij blikken terug op de actiedag. Ook het nawerk begint. De servicedesk blijft paraat om vragen te beantwoorden. Alle vrijwilligers worden bedankt en ontvangen foto’s als herinnering aan hun inzet. Het actieteam kijkt terug op een intensieve, maar succesvolle actie en is trots op en dankbaar voor de samenwerking en toewijding van alle betrokkenen. Harm: “Ondanks de begrijpelijke discussies, hebben we de focus kunnen leggen op wat echt belangrijk is: mensen in nood. Dankzij dit geld kunnen onze hulpverleners hun hulpverlening voortzetten en dat is waar we het voor doen.”
Bekijk de video op Instagram waarin we je meenemen achter de schermen tijdens de actiedag in Beeld & Geluid in Hilversum.
*Bovengenoemde beschrijving is een deel van het voorbereidingsverhaal. Hiernaast is er nog een inhoudelijk team dat continu contact houdt met de getroffen gebieden. Wil je meer weten over Giro555? Bekijk dan de website.