Leestijd 5 minuten
Door kortere lijnen meer verbinding
Er wordt binnen het Rode Kruis veel gesproken over de herijking van de strategie en over een nieuwe indeling van de gebieden. Maar waarom is dit eigenlijk nodig? Wat vinden we ervan en hoe nemen we iedereen zo goed mogelijk in dit proces mee? Een open gesprek met algemeen directeur Harm Goossens, evenementenhulpverlener en vrijwilliger Medische Dienst Danny Kroon, bevolkingszorgvrijwilliger en evenementenhulpverlener Eline Mast en Tessel Stalenhoef, manager team Advies, Beleid en Strategie.
“In mijn eerste maanden bij het Rode Kruis ben ik het hele land doorgereisd,” begint Harm. “Tijdens mijn bezoeken vielen een paar dingen op. Op veel plekken voelde ik dat vrijwilligers één hecht team zijn en nauw betrokken aan hun locatie. Dit was anders op andere plekken. Wat ik ook zag, waren de verschillen in programma’s, het aantal beroepskrachten per district en hoeveel mensen verantwoordelijk zijn voor ongeveer dezelfde taken. Mijn conclusie: de organisatie moet leuker én simpeler worden. Ik ben van mening dat we veel meer impact kunnen hebben en een leukere (werk)omgeving kunnen creëren als we een paar dingen veranderen.”
Eenvoudige organisatie
Na de bevindingen van Harm, en ook die van anderen, start het Rode Kruis in 2024 met de herijking van de strategie. Tessel is projectleider van het onderdeel eenvoudige organisatie-inrichting. “Zoals Harm al aangaf is het Rode Kruis een complexe organisatie,” vertelt ze. “Dit uit zich bijvoorbeeld in de taakverdeling. Sommige mensen doen dezelfde dingen maar hebben verschillende functies. Vaak is het niet helder wie waar verantwoordelijk voor is.” Tessel vraagt: “Hoe zien jullie dit?” “Het is voor mij niet altijd duidelijk bij wie je met welke vraag terecht kan,” erkent Danny. “Vaak schiet ik dan mijn coördinator hulpverlening even aan.” Eline vult hem aan: “Er is veel verloop, dat maakt het lastiger om een aanspreekpunt te vinden.” Tessel: “Met een eenvoudigere inrichting van de organisatie willen we helderheid krijgen over wie waarvoor verantwoordelijk is en daarnaast kortere lijnen realiseren. Een betere inrichting versterkt de hulpverlening.”
Tessel:
“Een betere inrichting versterkt de hulpverlening”
Kloof overbruggen
Danny: “Ik hoor vaak dat vrijwilligers een kloof ervaren tussen henzelf en de mensen van het verenigingskantoor. Bijvoorbeeld als er nieuwe richtlijnen komen van bovenaf terwijl we vervolgens in het veld zeggen: dat werkt in de praktijk anders. Beroepskrachten staan soms anders in de wedstrijd, omdat ze vaak met een bredere blik naar het geheel kijken. Dit kan weleens schuren met de visie van vrijwilligers.” Eline geeft een voorbeeld: “In de coronapandemie raakten veel vrijwilligers hun bevoegdheid Bevolkingszorg kwijt omdat hun licentie verliep door het gebrek aan training. Het verenigingskantoor wilde dat iedereen de basistraining opnieuw moest doen. Dat neemt drie zaterdagen in beslag en dat werkte bij veel mensen demotiverend.” “Dit is een goed punt,” reageert Harm. “Zo’n voorbeeld frustreert me, omdat ik denk: wordt er dan niet met de juiste mensen gesproken?” Tessel: “Als we straks overgaan naar een eenvoudigere organisatievorm hopen we dit te voorkomen. Met kortere lijnen willen we beter communiceren met het veld en ophalen wat er speelt. Bij de vrijwilligers, maar ook bij de hulpvragers.” Harm: “Uiteindelijk wil je een goede wisselwerking waarbij signalen uit het veld en op kantoor op een goede manier worden gedeeld. Dan krijg je een betere aansluiting.”
Grotere gebieden
“We hebben het over korte lijntjes en de kloof verkleinen, maar tegelijkertijd heb ik gehoord dat de gebieden straks groter worden. Binnen mijn district Flevoland is het soms al moeilijk om de verbinding tussen het zuidelijke Almere en de Noordoostpolder te leggen. Straks gaan we samen met district Gooi & Utrecht. Het lijkt mij dat de afstand tussen de Noordoostpolder en Utrecht groot zal zijn,” vertelt Danny. “Dat is een terechte zorg,” antwoordt Harm. “De locaties zijn de kern en blijven zoals ze zijn. Wat we merken, is dat er veel ongelijkheid is tussen de districten. Niet elk district lukt het om goed contact te hebben met de locaties, simpelweg omdat er te weinig mensen zijn om deze contacten te onderhouden. In Utrecht is er één iemand die contact heeft met alle locaties. Dat wens ik elk district toe, maar dat kan alleen als er genoeg mensen zijn. Een aangepaste indeling biedt grotere gebieden de kans om de ongelijkheid tussen districten recht te trekken. Door bijvoorbeeld functies aan te passen, voorkomen we dat meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor dezelfde taken. Zo ontstaat er ruimte voor andere functies die op sommige plekken nu niet worden ingevuld.”
Harm:
“Ik zou graag willen dat we van elkaar leren”
Samenwerking opzoeken
“Ik ben wel benieuwd hoe het samenvoegen zal gaan,” reageert Danny. “Teams moeten dan samenwerken. Ik weet dat er door de jaren heen bij districten verschillende werkwijzen zijn ontwikkeld. Sommige mensen zullen zich moeten aanpassen.” Harm: “Ik begrijp dat die angst er is, daar maak ik me ook zorgen over. Ik zou graag willen dat we van elkaar leren en dat de kwaliteit daardoor omhooggaat. We moeten voorkomen dat iedereen zijn eigen ding doet en dat we vanuit het verenigingskantoor denken te weten hoe het lokaal werkt. Beide is niet goed. Als oplossing zouden we meer de samenwerking moeten opzoeken.”
Naast kortere lijnen zou Harm graag meer eenheid willen voor de programma’s. Hij licht dit toe: “Een aantal grote thema's zou ik graag overal in Nederland willen zien, maar dan wel gericht op de noden van het betreffende gebied. Districten en locaties weten wat er in hun omgeving speelt en wat belangrijk is. Een voorbeeld: als er in heel Nederland boodschappenkaarten nodig zijn, dan wil ik die overal zien. Niet dat sommige districten niet meedoen, omdat daar nog nooit boodschappenkaarten zijn uitgedeeld.”
Eline:
“Verandering vraagt om een overgangsperiode”
Minder versplintering
“Ik denk ook dat helderheid over functies en programma’s minder versplintering geeft,” stelt Eline. “Versnippering zorgt voor storing op de lijn. Neem bijvoorbeeld de Nationale Politie. Hun organisatiestructuur had ook veel haken en ogen. Ik denk dat verandering uiteindelijk positieve resultaten kan geven, maar het vraagt wel om een overgangsperiode.” Danny vult aan: “Dat ben ik zeker met je eens. Ik denk wel dat de aanpassingen goed en tijdig uitgelegd moeten worden, dat zou veel zorgen wegnemen. Nu vragen mensen zich af wat hen straks te wachten staat. Als ik deze uitleg hoor, begrijp ik goed waarom er veranderingen nodig en gewenst zijn, maar een groot deel van de vrijwilligers kennen deze uitleg niet.”
Communicatie
Tessel is nieuwsgierig hoe Danny, Eline en andere vrijwilligers beter kunnen worden meegenomen in de communicatie rond het project eenvoudige organisatie. Eline: "Vertel concreet wat het plan is en wat je van ons verwacht. Door duidelijkheid te geven, weet je als vrijwilliger wat je te wachten staat." Danny sluit zich daarbij aan: "Het is belangrijk om altijd in je achterhoofd te houden met wie je te maken hebt. Vrijwilligers doen hun vrijwilligerswerk vaak naast een baan. Dit vraagt om een andere manier van communiceren. Als vrijwilliger wil je weten waar je aan toe bent. Wat gaat de eenvoudige organisatie in de praktijk betekenen tijdens mijn inzetten voor het Rode Kruis?” Tessel: “Dat begrijp ik helemaal. Tegelijkertijd is het lastige aan dit project dat het lang duurt. Het is niet gemakkelijk vooruit te plannen. Als organisatie wil je niet te vroeg communiceren en de spanningsboog verliezen. Maar we kunnen, zoals jullie zeggen, beter uitleggen wat de eenvoudige organisatie betekent en in grote lijnen het tijdspad schetsen.”
Danny:
“Er is geen gulden middenweg”
“Het Rode Kruis heeft te maken met een heel uiteenlopende groep vrijwilligers,” zegt Eline. “Van gepensioneerden die al veertig jaar actief zijn tot 18-jarigen die staan te popelen om aan de slag te gaan. Dat maakt het lastig om voor iedereen passende communicatie te bieden.” Danny: “De informatiebehoefte van vrijwilligers loopt sterk uiteen. Ik ben geïnteresseerd in alles over de organisatie, terwijl het voor mijn collega bij wijze van spreken een worst zou zijn wat we allemaal doen. Die wil gewoon een inzet draaien. Er is geen gulden middenweg.” Harm: “Ondanks het verschil in informatiebehoefte en de diversiteit aan vrijwilligers moeten we hier onze weg in vinden en goed communiceren. Soms denken we dat we er na één mailtje al zijn, maar dat is niet zo."
Blij ei
Eline: “Verschillen zijn er altijd, maar met een gezamenlijk doel kunnen we veel overbruggen. Dat is mensen in nood helpen. Bij het Rode Kruis zie ik veel enthousiasme. Ik moet zeggen dat ik eigenlijk hartstikke tevreden ben. Vaak sta ik bij een inzet en dan denk ik: dit hebben we echt goed geregeld.” “Ik denk zeker dat we trots mogen zijn,” vult Danny aan. “Kijk naar een inzet die ik dit jaar deed met een container van Logistiek Nationaal en een ambulance van de Medische Dienst, dat hebben we met z’n allen toch mooi voor elkaar,” zegt Danny. “Ja dat vind ik ook heel indrukwekkend,” zegt Tessel. Harm: “Ik ben ook echt een blij ei als ik over mijn werk praat en ook zo ontzettend trots. Overal zijn vrijwilligers die zich inzetten om mensen te helpen. In Zuid-Soedan, maar ook in Assen. Dat is ontzettend bijzonder. Danny tot slot: “Afgelopen zomer was ik in Indonesië. Toen ik daar een gebouw van het Rode Kruis zag, vond ik dat zo leuk dat ik gelijk een foto maakte. Het Rode Kruis voelt als een familie, waar ter wereld je ook bent.”